“Hans, kun je donderdag om drie uur nog een projectevaluatie faciliteren? Het moet wel snel want we gaan daarna met het hele projectteam uit eten. Het project is namelijk geweldig goed gelopen. En natuurlijk ben je ook uitgenodigd om mee te eten!”

PMIIk besloot gebruik te maken van een door Edward de Bono ontwikkeld stukje gereedschap: PMI – Plus Minus Interesting. Voor iedere fase van het gehanteerde projectmanagementmodel werden flip-overvellen voorbereid. Tijdens de sessie kregen de projectmedewerkers de opdracht per fase te benoemen:

  • P – wat er goed was gegaan (groene Post-it’s)
  • M – wat er niet goed was gegaan en de volgende keer beter kan (rode Post-it’s) en
  • I – wat niet goed of slecht was, maar interessant genoeg om nog eens met elkaar over te praten (gele Post-it’s).

Discussiëren was tijdens de sessie verboden. Alleen als er vragen waren over een Post-it mocht deze worden toegelicht.

Toen na verloop van tijd de stroom Post-it’s opdroogde kregen de deelnemers een aantal rode stickers. Ik vroeg ze een kwartier de tijd te nemen om de Post-it’s bij de verschillende projectfasen nog eens kritisch te lezen. Vervolgens mochten de projectmedewerkers hun rode stickers plakken bij de verbeterpunten die zij als belangrijkste zagen.

Intussen was het een stuk stiller geworden. Enkele deelnemers verzuchtten: “Dit project had nog veel beter kunnen lopen …” – een mooi resultaat van een projectevaluatie!

De uitkomsten waren niet alleen basis voor interessante gesprekken tijdens een voortreffelijk diner, maar ook voor enkele verbeterprojecten. De verslaggeving bestond uit foto’s van de flip-overvellen en de daaruit gedestilleerde top-10 van verbeterthema’s.

Wetenswaardigheden

  • Edward de Bono ontwikkelde PMI en publiceerde dit in 1982 in zijn boek ‘De Bono’s Thinking Course’.
    PMI is oorspronkelijk gedacht om sneller de voor- en nadelen van verschillende opties in kaart te brengen en daarmee betere beslissingen te nemen. Het werkt goed in groepsverband omdat het uitnodigt tot meerdere perspectieven. PMI leidt tot een gemeenschappelijk beeld, een gemeenschappelijk begrip en daarmee tot commitment m.b.t. de genomen beslissing.
  • Voor een beeldverslag maak ik graag gebruik van Slidedocs, ontwikkeld door Nancy Duarte. Zie deze presentatie voor meer informatie.