Whiping of the whiteboardEen divisiedirecteur vertelde me dat hij zich ergerde aan medewerkers in de koffiehoek. Die stonden daar volgens hem regelmatig hun tijd te verdoen. Ze moesten aan hun bureau zitten en werken. Ik gaf hem de raad de koffiehoek uit te breiden met whiteboard en flipover. Juist in die koffiehoek neem je even afstand van dat lastige project. Of je komt een collega tegen die zomaar een oplossing blijkt te hebben voor iets waar je al dagen mee loopt te worstelen. Dan is het handig even te kunnen visualiseren wat het probleem of die oplossing is.

Een ander voorbeeld. Een verzekeringskantoor had veel geïnvesteerd in nieuw designmeubilair. Bedoeld om het nieuwe werken op die manier vorm te geven. Toen ik er op bezoek was waren er alweer verbouwingswerkzaamheden. De medewerkers beschikten toch ook graag over besprekingsplekken waar ze even een thema konden uitwerken. Juist, met whiteboard en flipover, maar zonder stoelen. Met glazen wanden zodat anderen mee konden kijken en vooral denken. En die besprekingsplekken was de meubeldesigner vergeten …

Waarom is dat, volgens sommigen ouderwetse whiteboard dan beter dan een digitale app?

  • Het is drempelverlagend. Die whiteboards zijn er gewoon. Je gaat er met elkaar voor staan en tekent even wat je voor ogen had. Net als mijn vader vroeger op de achterkant van zijn sigarendoos om een klant duidelijk te maken wat hij bedoelde.
  • Wat getekend wordt blijft vaak nog even staan. En als je erlangs loopt vallen er weer een paar dingen op en pas je nog wat zaken aan.
  • Wanneer zaken complexer worden of de standaardoplossingen niet voldoen wordt het tijd fysiek in beweging te komen. Er dichtbij te gaan staan of juist een paar stappen terug te doen. De ruimte te hebben. Op die manier kietel je je creatieve hersenhelft. Bij mijn projecten begin ik (uiteraard) met een mindmap op m’n pc. En wanneer ik er dan niet uitkom print ik deze uit en plak ik ‘m op m’n whiteboard om daar verder te brainstormen. Het werkt.
  • Een whiteboard geeft de cultuur van een team weer. Soms zijn zaken geordend en soms is het een chaos. Anderen vinden daar vaak iets van – en ook dat helpt.
  • Een whiteboard is een prima plek voor je persoonlijke of team Kanban Board. Wat moet nog gedaan worden, waar werken we aan en wat is af. Altijd je workflow in beeld.
  • Kijk je weleens detectives? Steeds vaker worden zaken die met een moord te maken hebben op een wand geplakt. Daarna begint aan de hand daarvan de zoektocht naar mogelijke verbindingen en bijzonderheden. In mijn termen: Concept Mapping. Na ongeveer 90 minuten is dan de moordenaar gevonden.
  • Mooi is een whiteboard op wielen. Neem hem even mee naar de plek waar je op dat moment bezig bent. Dan hoef je ook geen bespreekkamer te reserveren (en daarmee het momentum verliezen). Of beschilder alle wanden met whiteboardverf. Of gebruik flipoverfolie. Dat kun je op de wand of op glas plakken en zonder beschadigingen verwijderen. Er bestaan ook stiften om op ramen te schrijven.
  • Een gesprek via een whiteboard verandert als vanzelf van een welles-nietes discussie in een dialoog. Dat levert een breder overzicht en een dieper inzicht op bij betrokkenen. En daarmee commitment voor volgende stappen.

Whiteboard wallWanneer het toch belangrijk is een bepaalde tussenstand of het eindresultaat digitaal vast te houden kun je er met je smartphone een foto van maken en die rondsturen als verslag. Of in OneNote of Evernote plakken.